“Mieter ruft an wegen Wasserschaden um 22 Uhr.”
Notdienst kostet Geld. Voicemail wirkt unprofessionell. Ein Anruf nach dem anderen, niemand traegt die Verantwortung.
Für Hausverwaltungen
Mieter-Anrufe automatisch beantworten. Mahnungen ohne Klick.
Wir bauen Voice-Agents und Workflow-Automatisierungen, die Hausverwaltungen wirklich entlasten. Nicht die Standard-AI aus dem Baukasten — sondern Lösungen, die mit Ihrer Verwaltungs- Software arbeiten und den Alltag aus WEG- und Miet-Verwaltung kennen.
Was wir in Verwaltungen sehen
Vier Probleme, die jede Hausverwaltung kennt.
“Posteingang mit 80 Mails morgens.”
Schadensmeldung, Mietminderung, BK-Frage, Schlüsselverlust. Triage frisst die ersten zwei Stunden des Tages.
“BK-Mahnungen manuell raus an 200 Mieter.”
Excel rein, Excel raus. Jede Mahnstufe einzeln, jeden Monat aufs Neue. Fehler-Quote: hoch.
“Standardanfragen ohne Ende.”
Öffnungszeiten. Wo finde ich meinen Mietvertrag. Wann kommt der Handwerker. Diese Routinefragen blockieren das Team täglich.
Voice-Agent
Der KI-Telefonassistent, der nichts an die USA schickt.
Eingehende Anrufe werden in deutscher Sprache angenommen, das Anliegen klassifiziert und an die richtige Stelle geleitet. Bei Notfällen weckt er nur dann jemanden, wenn es wirklich nötig ist. Hosting in Frankfurt, keine Daten verlassen die EU.
- 01
24/7 Annahme aller eingehenden Anrufe — kein Anrufbeantworter, keine Voicemail.
- 02
Klassifikation: Notfall (Wasser, Heizung, Gas) wird sofort weitergeleitet.
- 03
Standardanfragen werden direkt beantwortet — Öffnungszeiten, Mietvertrag, Ansprechpartner.
- 04
Schadensmeldung wird strukturiert aufgenommen, in Ihre Ticket-Datenbank geschrieben.
Workflow-Automatisierungen
Vier Workflows, die nach 14 Tagen produktiv laufen.
Mahnungs-Workflow
Alle Mahnstufen automatisch. Excel rein, fertige Briefe raus. Übergabe an Sie nur bei Sonderfällen.
Posteingang-Triage
Eingehende Mails werden klassifiziert (Schaden, Mietfrage, Kündigung, Werbung). Antworten auf Standardanfragen vorgeschlagen.
Mieter-Kommunikation
BK-Abrechnung, Wartungsankündigung, Mieterhöhungs-Schreiben — Serien-Briefe pro Mieter, automatisch personalisiert.
WEG-Verwaltung
Einladung zur Eigentümerversammlung, Tagesordnung, Beschluss-Templates und Anwesenheitsliste — automatisch aus dem letzten Protokoll erstellt.
- Casavi / Domus / WohnungsHelden kompatibel
- DSGVO-konform, Hosting in Frankfurt
- Erste Pilotkunden im Onboarding
- Deutsche Ansprechpartner
ROI-Rechner
Was kostet das Telefon Ihre Verwaltung? Live ausrechnen.
Drei Schieber. Konkrete Zahlen. Keine Folien — Sie sehen direkt, was Telefon-Zeit Sie pro Monat kostet und was ein Voice-Agent davon übernehmen würde.
Ihre Telefon-Realität pro Monat
77 Stunden
Das entspricht 1.848 € an Sachbearbeiter-Kosten pro Monat — bei 800 verwalteten Wohnungen typisch.
Mit Voice-Agent ersparbar
~1.294 €/Monat
Voice-Agent übernimmt rund 70 % der eingehenden Anrufe direkt — das spart 54 Stunden pro Monat.
Pilot ab 4.900 € amortisiert sich in ~4 Monaten.
Berechnungs-Basis: 22 Werktage pro Monat. Sachbearbeiter-Stundensatz ~24 € — basierend auf ~37.500 € Brutto-Jahresgehalt (Branchen-Schnitt laut Stepstone/Gehalt.de) plus 21 % Arbeitgeber-Lohnnebenkosten, umgerechnet auf 160 produktive Stunden pro Monat. Anrufzeit-Annahme 5–8 Min/Anruf entspricht Branchen-Daten von Casavi. Voice-Agent-Coverage 70 % ist eine optimistische, in der Praxis erreichbare Quote für Standard-Anrufe (Mietfragen, Schadensmeldungen, Routinefragen). Konkrete Zahlen klären wir im Discovery-Gespräch.
Was realistisch drin ist
Je nach Anrufvolumen rechnen wir mit fünf bis zwölf Stunden weniger Telefon pro Woche. Die Mahnungs-Workflows kommen on top.
Range-Schätzung · konkrete Zahlen erst nach 30-Minuten-Gespräch
30 Minuten reichen, um zu sehen ob wir helfen können.
Kein Pitch. Wir hören zu, dann sagen wir ehrlich, ob es sich für Sie lohnt — oder nicht.
30-Min-Gespräch vereinbaren
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