Für Hausverwaltungen
Mieteranrufe automatisch beantworten. Mahnungen ohne Klick.
Wir bauen Telefonassistenten und Workflows, die Hausverwaltungen spürbar entlasten. Die Systeme arbeiten mit Ihrer Verwaltungssoftware und kennen den Alltag aus WEG- und Mietverwaltung.
- Anbindung an Ihre Verwaltungssoftware
- Server in Frankfurt
- Festpreise pro Meilenstein
- Persönlicher Ansprechpartner
4 Probleme, die jede Hausverwaltung kennt.
„Mieter ruft um 22 Uhr wegen Wasserschaden an.“
Ein Notdienst kostet Geld, ein Anrufbeantworter wirkt unprofessionell. Ein Anruf folgt dem nächsten, und niemand fühlt sich zuständig.
„80 Mails im Posteingang, jeden Morgen.“
Schadensmeldung, Mietminderung, BK-Frage, Schlüsselverlust. Das Sortieren frisst die ersten 2 Stunden des Tages.
„Mahnungen von Hand an 200 Mieter.“
Excel rein, Excel raus. Jede Mahnstufe einzeln, jeden Monat von vorn. Dabei schleichen sich Fehler ein.
„Standardanfragen ohne Ende.“
Öffnungszeiten, wo der Mietvertrag liegt, wann der Handwerker kommt: Diese Routinefragen halten das Team jeden Tag auf.
Ein Telefonassistent, der rund um die Uhr abnimmt.
Er nimmt Anrufe auf Deutsch an, erkennt das Anliegen und leitet es an die richtige Stelle. Nachts weckt er nur dann jemanden, wenn es wirklich ein Notfall ist.
- Nimmt jeden Anruf an, rund um die Uhr, statt Anrufbeantworter.
- Erkennt Notfälle wie Wasser, Heizung oder Gas und leitet sie sofort weiter.
- Beantwortet Standardfragen direkt, etwa zu Öffnungszeiten, Mietvertrag oder Ansprechpartnern.
- Nimmt Schadensmeldungen vollständig auf und trägt sie in Ihr System ein.
4 Workflows, die Ihrem Team jeden Monat Arbeit abnehmen.
Mahnungen
Alle Mahnstufen laufen automatisch. Excel rein, fertige Briefe raus, nur Sonderfälle landen bei Ihnen.
Posteingang vorsortiert
Eingehende Mails werden sortiert, etwa nach Schaden, Mietfrage, Kündigung oder Werbung. Für Standardanfragen liegt ein Antwortvorschlag bereit.
Schreiben an Mieter
Betriebskostenabrechnung, Wartungsankündigung oder Mieterhöhung: Jeder Mieter bekommt automatisch sein persönliches Schreiben.
Eigentümerversammlung
Einladung, Tagesordnung, Beschlussvorlagen und Anwesenheitsliste entstehen automatisch aus dem letzten Protokoll.
Was kostet das Telefon Ihre Verwaltung? Live ausrechnen.
Stellen Sie 3 Regler auf Ihre Verwaltung ein. Sie sehen sofort, was die Zeit am Telefon pro Monat kostet und wie viel davon ein Telefonassistent übernehmen könnte.
Ab 30 Anrufen pro Tag. Darunter rechnet sich ein Telefonassistent nicht.
Ihre Telefonzeit pro Monat
77 Stunden
Das entspricht 1.848 € Personalkosten pro Monat, typisch für 800 verwaltete Wohnungen.
Mit Telefonassistent einsparbar
~1.294 €/Monat
Der Telefonassistent übernimmt rund 70 % der Anrufe direkt. Das spart 54 Stunden pro Monat.
Ein Pilot ab 4.900 € hat sich nach etwa 4 Monaten bezahlt gemacht.
So rechnen wir: 22 Werktage pro Monat. Der Stundensatz einer Sachbearbeitung liegt bei rund 24 €, auf Basis von rund 37.500 € Bruttojahresgehalt (Branchenschnitt laut Stepstone und Gehalt.de) plus 21 % Lohnnebenkosten, verteilt auf 160 produktive Stunden im Monat. 5 bis 8 Minuten pro Anruf entsprechen Branchendaten von Casavi. 70 % übernommene Anrufe sind ein optimistischer, in der Praxis erreichbarer Wert für Standardanrufe wie Mietfragen, Schadensmeldungen und Routinefragen. Ihre konkreten Zahlen klären wir im Erstgespräch.
Je nach Anrufmenge rechnen wir mit 5 bis 12 Stunden weniger Telefon pro Woche. Die Zeit, die bei den Mahnungen frei wird, kommt noch dazu.
Grobe Schätzung · konkrete Zahlen nach dem 30-Minuten-Gespräch
30 Minuten reichen, um zu sehen, ob wir helfen können.
Kein Verkaufsgespräch. Wir hören zu und sagen Ihnen ehrlich, ob es sich für Sie lohnt.
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